Drei Bereiche, die zusammengehören
Die Arbeit einer Verwaltung teilt sich grob in Geld, Gebäude und Organisation. In der Praxis hängt alles zusammen: Ein Wasserschaden ist zuerst ein technisches Problem, dann ein Versicherungsfall, dann eine Position in der Jahresabrechnung und am Ende ein Punkt auf der Tagesordnung.
Das Kaufmännische
Die Verwaltung führt das Konto der Gemeinschaft, zieht das Hausgeld ein und bezahlt die Rechnungen. Vor dem Jahr steht der Wirtschaftsplan, nach dem Jahr die Abrechnung mit einer Einzelabrechnung für jede Einheit. Dazu kommt seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes ein Vermögensbericht, der zeigt, was die Gemeinschaft besitzt und schuldet. Zahlt jemand sein Hausgeld nicht, mahnt die Verwaltung und leitet weitere Schritte ein.
Das Technische
Sie sorgt dafür, dass das Gebäude in Ordnung bleibt: Wartungsverträge für Heizung und Aufzug, wiederkehrende Prüfungen, Verkehrssicherung im Winter, Reparaturen. Vor größeren Maßnahmen holt sie Angebote ein und legt sie der Gemeinschaft vor. Bei einem Rohrbruch handelt sie sofort, da wäre es pflichtwidrig, auf eine Versammlung zu warten.
Das Organisatorische
Einmal im Jahr die Eigentümerversammlung, mit fristgerechter Einladung, vorbereiteten Beschlussvorlagen, Leitung und Protokoll. Beschlüsse landen in der Beschlusssammlung, die jeder Eigentümer einsehen darf. Anschließend werden sie umgesetzt, und das ist der Punkt, an dem sich gute von schlechter Verwaltung unterscheidet: Beschlüsse zu fassen ist leicht, sie ein Jahr später auch tatsächlich erledigt zu haben, nicht.
Bei Mietobjekten sieht es anders aus
Bei einer Eigentümergemeinschaft ergeben sich die Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Bei einem Mietobjekt gibt es diese gesetzliche Grundlage nicht, dort zählt allein, was im Vertrag steht. Deshalb lohnt es sich für Vermieter, den Verwaltervertrag genauer zu lesen als das Werbeblatt.
Üblich sind Mieteingangskontrolle und Mahnwesen, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten, die Abwicklung von Mieterwechseln samt Übergabeprotokoll und Kautionsabrechnung sowie die Beauftragung von Handwerkern. Ob auch Neuvermietung, Mieterhöhungen und die Vertretung vor Gericht dazu gehören, ist Verhandlungssache.
Woran man erkennt, dass etwas nicht stimmt
Die Jahresabrechnung kommt Monate zu spät oder gar nicht. Auf Schreiben folgt wochenlang keine Antwort. Beschlüsse aus der letzten Versammlung sind ein Jahr später immer noch nicht umgesetzt. Die Beschlusssammlung ist unvollständig, oder niemand weiß, wo sie liegt. Handwerkerrechnungen tauchen auf, ohne dass jemand einen Auftrag gesehen hat.
Einzelne Vorfälle passieren in jeder Verwaltung. Häufen sie sich, ist es weniger eine Frage der Nachsicht als eine der Fristen, und dann lohnt der Blick darauf, wie einVerwalterwechselabläuft.
Fragen
Häufige Fragen zu den Aufgaben
- Für was ist eine Hausverwaltung alles zuständig?
- Bei einer Eigentümergemeinschaft für das gemeinschaftliche Eigentum und das Geld der Gemeinschaft: Wirtschaftsplan, Hausgeld, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Beschlusssammlung, Instandhaltung, Verträge und Versicherungen. Bei einem Mietobjekt für die Mietverhältnisse des Eigentümers: Mieteingänge, Betriebskostenabrechnung, Mieterwechsel und Reparaturen. Was genau geschuldet ist, steht im Gesetz und im Verwaltervertrag.
- Wofür ist die Hausverwaltung nicht zuständig?
- Für alles, was hinter Ihrer Wohnungstür liegt. Bodenbeläge, Innentüren, Sanitärobjekte und die Innenseite der Fenster sind Sondereigentum, dafür sorgt der jeweilige Eigentümer selbst. Streit zwischen Nachbarn schlichtet die Verwaltung nicht, und über Baumaßnahmen entscheidet sie nicht, das tut die Gemeinschaft durch Beschluss.
- Darf die Verwaltung allein Aufträge vergeben?
- In gewissem Umfang ja, für laufende Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und für alles, was keinen Aufschub duldet. Bei größeren Vorhaben braucht sie einen Beschluss der Eigentümer. Wo genau die Grenze liegt, wird häufig im Verwaltervertrag durch einen Betrag festgelegt.
- Ist eine Hausverwaltung Pflicht?
- Nein. Eine Eigentümergemeinschaft darf sich selbst verwalten. Jeder einzelne Eigentümer kann allerdings die Bestellung einer Verwaltung verlangen, wenn er das für erforderlich hält. In der Praxis endet Selbstverwaltung oft dann, wenn die erste größere Sanierung ansteht.
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